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Schlechte Erfahrungen mit Beratungsunternehmen kann man vermeiden - wenn man weiss, worauf man achten muss

Christoph Treichler

Es passiert öfter, als man denkt (nämlich in fast 60% der Fälle): Die Erwartungen an ein Beratungsunternehmen sind deutlich höher als die tatsächlich realisierten Ergebnisse und Erfolge.


Fast 60% der Kunden meinen, dass die eingesetzten Berater die Erwartungen nicht erfüllt haben oder ihr Leistungsversprechen nicht eingehalten haben.

Quelle: Cardea-Studie «Trends im Beratungsmarkt»



Worauf Kunden achten sollten


Die Evidenz, dass die Zusammenarbeit mit einem externen Berater nicht optimal läuft, zeigt sich in aller Regel erst im Laufe des Projekts. Nicht immer liegen die Fehler ausschliesslich beim eingesetzten Berater, weshalb fehlgehende Projekte teilweise auch von Kundenseite verschleiert werden oder die Projektverantwortlichen nicht aktiv Gegenmassnahmen einleiten. Immerhin teilen sie die Projektverantwortung und waren bei der Auswahl und Steuerung des Beraters involviert.


Aus Sicht einer funktionierenden Beratergovernance sollten Kunden aber frühzeitig die Anzeichen erkennen, dass ein Beratungsprojekt mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht die gewünschten Ergebnisse liefert, und handeln, bevor die Dimensionen zu gross werden.

Auf folgende Symptome sollte man achten:


Zusammenarbeit mit Beratern - Pitfalls

Was kann man als Kunde tun?


(1)    Erwartungen genau kennen und kommunizieren

Bevor man einen Berater beauftragt, sollten die Erwartungen auf Kundenseite an die Zusammenarbeit eindeutig definiert werden. Damit stellen Sie sicher, dass


  • die Rolle des Beraters zweifelsfrei definiert ist und die Aufgaben und Verantwortlichkeiten zwischen Berater und internem Team klar abgegrenzt sind

  • klare Ziele, Delivery-Prozesse, Lieferobjekte, Meilensteine und KPIs (Key Performance Indicators) definiert und messbar sind

  • Regeln zur Kommunikation, Abstimmungen und Feedbacks festgehalten werden (z.B. regelmässige Status-Meetings, um Fortschritte und Probleme frühzeitig zu erkennen).


(2)    Beratersteuerung verstärken und Zusammenarbeit koordinieren

Als Kunde ist man für die Steuerung der eingesetzten Berater verantwortlich. Es müssen die Voraussetzungen geschaffen werden, dass das Beratungsunternehmen den Kunden optimal unterstützen kann, dass gewünschte Ziel zu erreichen. Dazu gehört, dass


  • qualifizierte interne Projektmitarbeiter zur Verfügung stehen, die die Beraterarbeit aktiv steuern und gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen die gewünschten Ergebnisse erarbeiten.

  • Methoden, Tools und Regeln definiert und eingehalten werden, damit der Status der Projekte jederzeit transparent ist, Herausforderungen frühzeitig erkannt werden und Leistungskontrollen möglich sind.

  • Leistungskontrollen etabliert werden, um die Ergebnisse systematisch mit den vereinbarten Zielen abgleichen zu können, damit Leistungen dokumentiert und auf ihre Qualität beurteilt werden können

  • kontinuierliche Evaluations- und Abstimmungsprozesse stattfinden, um zu prüfen, ob die ursprüngliche Projektplanung, definierten Ziele, Massnahmen und Prioritäten nach wie vor gültig sind und um, falls notwendig, Anpassungen vorzunehmen, den Leistungsumfang nachzujustieren oder konkrete Anforderungen nachzuschärfen.


(3)    Governance etablieren und einhalten

Eine gute Beratergovernance hilft, Prozesse, Standards und Regeln zu definieren, wie die Steuerung von Beratungen zu funktionieren hat und wie die Zusammenarbeit formal gemanaged werden soll. Damit stellen Sie sicher, dass


  • klare Verträge und Vereinbarungen vorhanden sind und überprüft werden kann, ob der Berater sich an die vereinbarten Bedingungen hält und flexibel bei Eskalation agieren wird

  • interne Compliance- und Kontrollmechanismen genutzt werden, um die Beratungsleistung objektiv zu bewerten, und Gegenmassnahmen bei mangelnden Leistungen definiert (z.B. Einforderung von Nachbesserungen, Honorarkürzungen oder Beendigung der Zusammenarbeit)

  • falls Probleme nicht lösbar sind, Eskalationsmechanismen definiert sind, um klärende Gespräch mit dem Beratungsunternehmen zu führen oder gegebenenfalls Zusammenarbeitsprobleme auf Management-Ebene getragen werden.


(4)    "Kultur-Check" durchführen

Auch die Berücksichtigung von einigen Grundsätzen bei der Beraterauswahl kann schon zur Vermeidung von Zusammenarbeitsproblemen beitragen: Ein Berater muss nicht nur von seiner fachlichen Eignung, sondern auch kulturell zum Unternehmen passen. Funktionale und Branchenexpertise sind wichtig, reichen aber nicht für eine optimale Zusammenarbeit aus. Der Beratungsansatz, die Vorgehensweise, die Art des Knowledge-Transfers oder des Implementierens wie auch die Denkweise des Beratungsunternehmen sollten zur Kundenorganisation und -kultur passen. Im Vorfeld zu prüfen ist deshalb, ob das richtige Team (relevante Erfahrungen und ähnliche Projekte bei ähnlichen Organisationsstrukturen/ -kulturen als Referenz) auf seitens des Beratungsunternehmens zur Verfügung steht und ein Commitment bei allen Ressourcen zu erkennen ist.

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