Mit Consulting Governance & Procurement Excellence Beratungsausgaben erfolgreich reduzieren
Der Einkauf von Beratungsdienstleistungen kann zwar von unschätzbarem Wert sein, diese sind aber auch mit erheblichen Kosten verbunden, die das Budget belasten können, wenn sie nicht effizient gemanagt werden.
Unternehmen können mit Hilfe strategischer Massnahmen die Beratungsausgaben erfolgreich reduzieren, ohne Kompromisse bei der Qualität oder den Ergebnissen einzugehen.
Dabei spielen auch die Beschaffungsteams eine zentrale Rolle bei der Kontrolle dieser Ausgaben und der Optimierung des Werts von Beratungsaufträgen.
Return on Consulting
Unser validiertes Return On Consulting Framework bezieht zentrale Strategien ein, die Unternehmen und ihre Beschaffungsteams berücksichtigen können, um den Nutzen von Beratungsaufträgen und die Kosten für den Beizug von Beratungsunternehmen zu optimieren:
+40% bessere Ergebnisse: Eine effektivere und effizientere Steuerung von Beratereinsätzen auf Unternehmens- und Projektebene kann den Return on Consulting um mehr als 40% erhöhen
-60% geringere Kosten: Ein optimales Matching und Identifikation der Angebote mit dem besten Preis-/ Leistungsverhältnis kann zur Senkung der Beratungskosten um 30-60% führen.
Hier deshalb einige konkrete Ansatzpunkte, wie die Leistungen von Beratern, die Projektzielerreichung und damit die Ausgaben für Beratung optimiert werden können:
Consulting Governance
Eine durchgreifende Senkung der Beratungskosten erfordert immer eine konzertierte Aktion der Beschaffungsteams und ihrer internen Stakeholder zur Umsetzung strategischer Massnahmen.
An erster Stelle dieser Massnahmen zur Beraterkostensenkung steht die Verbesserung der Consulting Governance im gesamten Unternehmen.
Hier eine Auswahl möglicher strategischer Massnahmen:
Policies & Procedures: Festlegung klarer Richtlinien und Verfahren für die Beauftragung und das Management von Beratern sowie für die effektive und effiziente Zusammenarbeit zwischen internen Bedarfsträgern und dem Einkauf. Dazu gehören zum Beispiel Richtlinien für die Auswahl von Beratern, die Definition des Projektumfangs, die Festlegung von Budgets und die Überwachung des Projektfortschritts.
Standardisierung: Die Standardisierung von Prozessen für die Beauftragung von Beratern kann dazu beitragen, dass relevante Abläufe vereinfacht und verschlankt werden und die Konsistenz im gesamten Unternehmen gewährleistet wird. Dazu gehört zum Beispiel das Erstellen standardisierter Vorlagen, Instrumenten und Verfahren für Ausschreibungen, Verträge sowie das Management und das Controlling von Beratungsprojekten.
Lieferantenmanagement/ Preferred Suppliers: Der Aufbau robuster Systeme für das Lieferantenmanagement hilft, die Zusammenarbeit mit geeigneten Beratungsunternehmen sicherzustellen sowie die Leistung und die Qualität von Beratern zu verfolgen. Durch die Konsolidierung der Anzahl von Beratungsanbietern können Unternehmen eine grössere Einkaufsmacht nutzen und günstigere Preise und Bedingungen aushandeln. Der Aufbau langfristiger Partnerschaften und die Aushandlung von Rahmenverträgen mit bevorzugten Anbietern (Preferred Suppliers) kann auch zu Mengenrabatten und anderen Kosteneinsparungsmöglichkeiten führen.
Key Performance Indicators (KPIs): Die Festlegung von KPIs dient dazu, den Erfolg von Beratungsprojekten anhand stringenter Kriterien zu messen, wie zum Beispiel Einhaltung des Projektzeitplans und des Budgets, Ausweis der Kundenzufriedenheit und erreichte Ergebnisse oder Auswirkungen auf die Unternehmensziele. Regelmässige Leistungsmessungen und Feedback-Mechanismen mit den Beratern können kontinuierliche Verbesserungs- und Kostenoptimierungsbemühungen erleichtern.
Transparenz und Wissenstransfer: Die Förderung der unternehmensweiten Transparenz und des Wissensaustauschs über Beratungseinsätze und -projekte zwischen allen Beteiligten kann die organisatorischen Fähigkeiten verbessern und Best Practices fördern, zum Beispiel durch die Dokumentation von Projekterkenntnissen und Ableitung von Lessons Learned. Der Einkauf kann Best Practices auch fördern, indem sie sich kontinuierlich über Branchentrends und den Beratungsmarkt auf dem Laufenden bleiben, um Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern und sich an veränderte Geschäftsumgebungen anzupassen.
Project Governance: Beraterauswahl
Einer der zentralen Prozesse, die das Ausgabencontrolling und den Return on Consulting unterstützen, ist der Prozess der Anbieterauswahl.
Die Einführung eines gründlichen und fundierten Auswahlverfahrens, das die Fähigkeiten, die Erfahrungen, die Erfolgsbilanz und die Wettbewerbsfähigkeit der Beratungsunternehmen bewertet, kann den Beschaffungsteams und den internen Bedarfsträgern dabei helfen, die Berater zu finden, die den Anforderungen des Unternehmens am besten gerecht werden.
Dieser Prozess sollte eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit beinhalten, um Klarheit und Konsens über Projektziele, gewünschte Ergebnisse, geforderte Beraterqualifikationen sowie geeignete Beratungsansätze und -lösungen zu gewinnen.
Der Einsatz neuer Technologien (E-Procurement) kann zudem helfen, die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu vereinfachen, Prozesse zu verschlanken und umständliche Prozess-Medienbrüche zu vermeiden.
Project Governance: Projektmanagement & -steuerung
Prozesse für die wirksame Steuerung von Beratungseinsätzen und Beratungsprojekten sind ebenfalls zentral, werden aber in vielen Fällen vernachlässigt. Dies, weil zwar häufig Projektmanagement-Skills in Unternehmen vorhanden sind, das Management von Beratungsprojekten jedoch einige Besonderheiten aufweist.
Bei der Steuerung der Zusammenarbeit mit externen Beratern geht es um die Abstimmung der Ziele und Aufgaben, den Set-up der geeigneten internen und externen Projektorganisation sowie um die effektive Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten während des gesamten Projektlebenszyklus.
Die adäquate interne und externe Teamzusammenstellung setzt die Projektmitarbeitenden in die Lage, Projekte effektiv und effizient zu managen, die externen Berater zu steuern sowie auch die Abhängigkeit von externen Beratern und die damit verbundenen Kosten zu verringern.
Dazu gehört auch die Etablierung von Frühwarnsystemen durch Qualitäts- und Risikomanagement sowie die Installation von Lenkungsausschüssen mit Vertretern aus Projektmanagement, Finanzen, Einkauf und anderen relevanten Stakeholdern, um Beratungsprojekte zu überwachen, die Leistungen und Ergebnisse zu überprüfen und strategische Entscheidungen zu treffen.
Erfolgsfaktoren
Der Erfolg der Umsetzung dieser Strategien im Bereich der Consulting Governance und Project Governance ist an einige begleitende Massnahmen gebunden, wie zum Beispiel Sicherstellung der unternehmensweiten Zusammenarbeit zwischen Beschaffungsteams, Projektmanagern und anderen an der Beraterauswahl und an Beratungsprojekten beteiligten Personen sowie effektive Kommunikation und «Storytelling» über Ziele, Nutzen und erzielte Ergebnisse (Akzeptanz und Commitment schaffen).
Ein proaktiver Ansatz zur Reduktion der Beratungskosten durch effektives Management der Auswahl und des Einsatzes externer Berater, durch Überwachung von Beratungsausgaben und Leistungskennzahlen ermöglicht es Unternehmen und Einkaufsteams, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen und kontinuierliche Optimierungsmassnahmen voranzutreiben.
Die regelmässige Überprüfung und Verfeinerung der Beschaffungsstrategien auf Grundlage der aus transparenten Daten und internem Feedback gewonnenen Erkenntnisse gewährleistet die Ausrichtung an den Unternehmenszielen und -vorgaben.
Wie Cardea bei der Einsparung von Beraterkosten helfen kann
Cardea ist Experte in der Unterstützung von Führungsverantwortlichen, Einkaufsorganisationen und Projektverantwortlichen für die wirksame Steuerung von Beratungseinsätzen und Beratungsprojekten.
Unsere Dienstleistungen und Expertise für die passende Auswahl von Unternehmensberatern fokussieren den gesamten Beschaffungsprozess und die wichtigsten „Hebel“, welche die Kosten, die Performance von Beratungsunternehmen und die Resultate von Beratungsprojekten massgeblich beeinflussen:
Mehr zu unseren Dienstleistungen zur Reduktion der Beratungskosten durch effektives Management der Auswahl und des Einsatzes externer Berater: